5 maneras de mejorar el proceso de incorporación de los empleados

El abordaje no tiene que ser aburrido y prolongado. Las sugerencias efectivas de incorporación en este artículo ayudarán a mejorar la satisfacción de los nuevos empleados y la retención de los mismos.


Las organizaciones están tratando de mejorar los procesos de incorporación para mejorar la supervisión y la productividad, pero sobre todo para mejorar la retención. En este momento, la mitad de los empleados de nivel superior fallan a los 18 meses de comenzar un nuevo puesto. Existe la presión de pasar de un reclutamiento costoso a mejores prácticas de retención, empezando por la incorporación.

La incorporación es el proceso de introducir a los contratados en los aspectos importantes de la empresa: sus culturas, sus personas y sus prácticas. El proceso comienza con muchas actividades que consumen mucho tiempo para poner a un empleado a trabajar, pero se extiende más allá de ese primer día o semana para incluir muchas actividades críticas para apoyar a los empleados a largo plazo. Las investigaciones han demostrado que los programas de incorporación pueden ayudar a retener al 91% de los trabajadores de primer año.

Para muchas organizaciones, los procesos de incorporación no están bien definidos y están sujetos a errores humanos. Así pues, el error humano puede significar que un empleado no recibe todo el material de capacitación apropiado, que se le da un nivel de acceso inapropiado para el usuario o que el papeleo crítico está incompleto. En general, esto conduce a la frustración, la pérdida de productividad y la preocupación por el cumplimiento.

En este post, compartiremos con ustedes algunas ideas clave para mejorar la incorporación de los empleados.

Automatizar los procesos de RRHH

La incorporación tiene cuatro niveles, conocidos en RRHH como "las cuatro C": cumplimiento, aclaración, cultura y conexión. Para algunas organizaciones, la incorporación a través de estos cuatro niveles puede tomar más de un año. A efectos de este artículo, nos centraremos en las etapas iniciales de la incorporación, que Twitter llama el período "Sí al escritorio": una serie de 75 pasos (sí, 75) que agiliza la admisión y el traspaso entre la contratación, los recursos humanos, la tecnología de la información y las instalaciones.

Aunque no tengas una serie de 75 pasos que incluya una botella de vino y un desayuno con el director general, puedes hacer tu propia lista de comprobación que agilice a los empleados a través de la admisión de una manera que asegure que tienen todo lo que necesitan para empezar:

  • Contratos de empleados en línea completados con capacidad de firma electrónica para apoyar el cumplimiento

  • Capacitación en línea o en grupo sobre los instrumentos y sistemas pertinentes a su función

  • Creativos correos electrónicos de bienvenida o videos para establecer el escenario de su cultura

  • Automatizar las tareas repetitivas en el proceso de incorporación, incluyendo el envío de información sobre la política, los beneficios, las expectativas y la información sobre las funciones. También puede automatizar una cadencia para las entradas, asegurándose de que está llegando a intervalos críticos para apoyar a los nuevos contratados

Provisión de dispositivos

Los nuevos empleados llegan a su organización con expectativas de alta tecnología para su entorno de trabajo. Las empresas se enfrentan al reto de adaptarse a un lugar de trabajo digital para mejorar no sólo la productividad de los empleados, sino también la satisfacción y la retención de los mismos. A algunas organizaciones les gusta tener dispositivos esperando a los empleados, completamente configurados y listos para funcionar. A otras les gusta presentar la elección como parte del proceso de incorporación con políticas de " trae tu propio dispositivo" (BYOD) y "elige tu propio dispositivo" (C YOD).

Un dispositivo de propiedad corporativa puede ser típicamente desplegado rápidamente, pero la participación de los empleados es necesaria para los entornos CYOD y BYOD. Las opciones y políticas de dispositivos claramente comunicadas pueden ayudar a agilizar la incorporación de nuevos dispositivos. La gestión adecuada de estas iniciativas no sólo impulsa la eficiencia de la TI, sino que también puede mejorar la satisfacción y la retención de los empleados. Para BYOD, busque una plataforma MDM que sea totalmente compatible con la inscripción en BYOD y con las actualizaciones sin intervención para mantener los dispositivos actualizados.

Desde la parte de atrás, puede suavizar su proceso de incorporación con una infraestructura de TI flexible que le permite soportar una variedad de opciones de dispositivos, sistemas operativos y diferentes aplicaciones, lo que nos lleva a nuestra siguiente etapa en el proceso de incorporación: el despliegue.

Despliegue automatizado y sin contacto

El despliegue de nuevos sistemas a los usuarios ha sido tradicionalmente un proceso largo y complejo, que implica la instalación de sistemas operativos, configuraciones, configuraciones de acceso, perfiles de cifrado, personalizaciones y aplicaciones adaptadas a las funciones particulares de los usuarios. Para algunas organizaciones, esto podría significar el despliegue de un día completo de trabajo práctico - para sólo cuatro dispositivos.

Con la herramienta de gestión de puntos finales adecuada, puede comenzar a personalizar los dispositivos tan pronto como se soliciten, incorporando todos los ajustes, configuraciones, restricciones y personalizaciones dirigidas al usuario. Aprovechando los procesos de despliegue automatizados, los departamentos de TI podrían experimentar aumentos de productividad dehasta un 400%, con tiempo libre para otros proyectos al mismo tiempo.

Con algunos dispositivos, puede proporcionar una experiencia perfecta fuera de la caja, entregando los dispositivos que aún están en el envoltorio de la retracción, sin necesidad de que su nuevo empleado pase su primer día "preparándose" para trabajar.

"Cuando estamos repartiendo una nueva estación de trabajo, toma 15 minutos. Los empleados se dan la mano y hacen el recorrido, y luego regresan a un dispositivo totalmente configurado". - Dan DeRusha, Matthews International

La importancia de la cultura

Más allá de los entresijos del aprendizaje del trabajo, un programa de incorporación exitoso ayudará a los empleados a conocer la cultura corporativa y las estrategias clave del negocio. Presentar la información de forma clara y en cantidades digeribles e involucrar a los empleados existentes en el apoyo a las nuevas contrataciones, a través de reuniones, tutorías o correos electrónicos de bienvenida que presenten a todo el equipo.  

En Zappos, el proceso de incorporación comunica claramente 10 valores fundamentales y la historia detrás de esos valores. Después de un mes, si un empleado no se siente bien para la compañía, Zappos le ofrece dinero para que renuncie para proteger y hacer crecer la cultura de la compañía. Aunque esta es una postura fuerte a tomar, esto demuestra la importancia de proveer entrenamiento profundo sobre la cultura para asegurar que los empleados sean felices - sabiendo que los empleados felices son empleados productivos.

"La fuerza motriz de las empresas verdaderamente grandes... un sentido inquebrantable de que la capacidad de una empresa para crear valor económico para sus clientes se conecta directamente con su capacidad de crear un sentido de significado y camaradería para su gente en todos los niveles de la organización". - Bill Taylor, cofundador de Fast Company, para Harvard Business Review

Establecer expectativas claras

En muchos casos, las expectativas son las culpables de los procesos de embarque infructuosos. Los empleados llegan a sus nuevos puestos de trabajo con ciertas expectativas basadas en la descripción del puesto y la entrevista, sólo para ser satisfechos con un conjunto diferente de experiencias una vez en el trabajo.

Como parte del proceso de incorporación, repasa los objetivos del trabajo con los nuevos contratados, con comprobaciones regulares del progreso en las próximas semanas y meses. Mejor aún, amplíe la discusión a los objetivos de la carrera, ayudando a sus empleados a sentirse apoyados en su trayectoria profesional, no sólo en su trabajo.

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